Izglītības kvalitātes valsts dienests izstrādājis atbalsta materiālu un aicina izglītības iestādes regulāri sekot līdzi Valsts izglītības informācijas sistēmā (VIIS) iekļautās informācijas aktualitātei, kā arī nepieciešamības gadījumā atjaunot datus Izglītības iestāžu reģistrā un citos VIIS datos.
Pienākums regulāri aktualizēt Izglītības iestāžu reģistrā un citos VIIS datos norādāmo informāciju izriet no vairākos normatīvajos aktos noteiktā. Lai izglītības iestādēm būtu ērtāk sekot līdzi VIIS iekļautajai informācijai un tās aktualizācijai, Izglītības kvalitātes valsts dienests izstrādājis atbalsta materiālu – Izglītības iestāžu reģistrā un VIIS atjaunojamās informācijas tabulu, kuru, regulāri izmantojot, izglītības iestādes var pārliecināties, vai visa VIIS iekļautā informācija par iestādi, pedagogiem un izglītojamiem ir aktuāla (skat. pievienoto Tabulu).
Atbilstoši normatīvajā regulējumā noteiktajam izglītības iestādēm pašām jāaktualizē izglītības iestādes nolikums, informācija par izglītības iestādes vadītāju, izglītības programmu īstenošanas vietas adreses, informācija par Veselības inspekcijas un Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienesta atzinumiem.
Informāciju par izglītības programmu īstenošanas vietas adresēm VIIS izglītības iestāde aktualizē pati, ievadot konkrēto adresi VIIS sadaļā "Adreses". Ievadīto adresi pēc tam, kad ir izvērtēta adreses atbilstība higiēnas un drošības prasībām, aktivizē Izglītības kvalitātes valsts dienests.
Tāpat atgādinām, ka VIIS izglītības iestādes sadaļā regulāri atjaunojama iestādes kontaktinformācija (tālruņa numuram (numuriem) jābūt aktuālam (sazvanāmam), kā arī informācija par izglītības iestādes personāla piederību un amatiem. Gadījumā, ja personālam izbeigta piederība izglītības iestādei, piederības izbeigšanas datums jāievada gan sadaļā “Piederības”, gan “Amati”.
Būtiski ir arī regulāri sekot līdzi Personāla pārbaudēm Sodu reģistrā VIIS sadaļā “Sodu reģistra pārbaudes rezultāts”. Gadījumā, ja informācija par kādu personu nav atjaunojusies ilgāk nekā gadu (tā parādīsies sarkanā krāsā), sadaļā “Personas” – “Pamatdati”, jāaktivizē “Poga” “Atjaunot informāciju no Sodu reģistra”. Ja, informācijai atjaunojoties, kolonnās “Veikta pārbaude” un “Sodu reģistrā” parādās jauna informācija “Ir ziņas”, nekavējoties jānosūta papildu informācijas pieprasījums Iekšlietu ministrijas Informācijas centram. Atgādinām, ka par visām personām, par kurām VIIS sadaļā “Sodu reģistra pārbaudes rezultāts” kolonnā “Sodu reģistrā” parādās rezultāts “Ir ziņas”, papildu informācija Iekšlietu ministrijas Informācijas centram jāpieprasa vismaz reizi gadā. Informācija par izziņas saņemšanas datumu un sniegto informāciju (“Ir ziņas”/”Nav ziņas”), jāievada pie attiecīgās personas Papildu datiem sadaļā “Sodu reģistra izziņas informācija”.
Par pārējās Izglītības iestāžu reģistrā norādāmās informācijas (Izglītības likuma 24.panta otrā daļa) izmaiņām izglītības iestādei ir pienākums paziņot Izglītības iestāžu reģistra pārstāvjiem Izglītības kvalitātes valsts dienestā tad, kad tā mainās (atkarībā no apstākļiem), t.i., 10 darbdienu laikā pēc reģistrā norādāmās informācijas izmaiņām (Ministru kabineta 02.11.2022. noteikumu Nr. 681 “Izglītības iestāžu reģistrācijas kārtība” 17., 18.punkts), t.sk.:
1) izglītības iestādes nosaukums, tās juridiskā adrese;
2) izglītības iestādes dibinātājs, izglītības iestādes juridiskais statuss;
3) izglītības pakāpe un izglītības veids, kurā tiek īstenota izglītības programma;
4) izglītības iestādes finansējuma avoti un kārtība;
5) ziņas par izglītības iestādes reorganizāciju, darbības izbeigšanu (likvidāciju), izslēgšanu no reģistra.
Papildu informācijai par Izglītības iestāžu reģistru un ziņu izmaiņām tajā aicinām vērsties pie vecākās ekspertes Tatjanas Zaslavskas (tālr. 28608406; e-pasts: tatjana.zaslavska@ikvd.gov.lv) vai juriskonsultes Agneses Lasmanes (tālr. 26130806; e-pasts: agnese.lasmane@ikvd.gov.lv). Jautājumos par personāla pārbaudēm Iekšlietu ministrijas Informācijas centra Sodu reģistrā aicinām vērsties pie vecākās ekspertes Janas Veinbergas (tālr. 28383507; e-pasts: jana.veinberga@ikvd.gov.lv)